这家
企业在117个国家设有办事处、代理商和分销商,全球客户超过16,000家。而格柏已经为中国客户服务了25年,公司通过24所销售服务网点为大中国地区的6,000多个系统和工作站的1,700多家客户提供支持,远远超过同行其他公司在中国市场的拥有量,是个名副其实的大型跨
国企业。这家企业是我的客户,因此我比较了解他们的运营情况。接下来我就以格柏公司为例,谈谈大型
跨国企业是
如何进行流程与制度的管控的。格柏公司之所以找到我们,是因为他们在亚太地区的多家分公司采用的以财务为主线联系起来的集中式管控模式,随着业务量的增长,财务、采购等方面的压力越来越大。原有的SAP系统已经远远不能满足其在亚太地区的个性化工作
管理流程,因此希望我们为他们制定一套完善的工作流程系统,来改善管理现状。所谓的工作流系统,也就是每个企业都有的“流程”系统。国内企业这两年才有了流程电子化、信息化的观念,绝大多数的公司还是采用大小流程线下走的方法,无论是合同、审批、请假、外出、报销还是具体的项目实施,都需要申请人在各办公室间游走、盖章、签字。跨国公司早在前些年就利用协同软件实现了在线工作流系统,申请人只需要在电脑前点击“发送”,流程就会自动启动,发送到下一个经办人的节点,甚至可以由系统同时送出短信或邮件通知,保证不会误事。这样不但能够保留传统纸质流程的所有批复痕迹,还能节省不少人力物力,更大大节约了纸张。而对于
跨国企业而言,这样的流程系统更是必不可少,子公司的申请不必经过长途跋涉的奔波,利用协同工作流,可以通过互联网即时完成,真正轻松高效、反应敏捷。我们的技术专家通过对格柏公司的详细前期分析,针对他们的发展需求与系统缺陷制定了一整套方针。首先,我们将格柏公司的所有线性系统进行集成,将数百个财务会计科目进行智能、动态对接,并且将它们与项目、订单、工单、成本中心、利润中心、银行、供应商、财务制度、控制规则等业务实体交织在一起,真正做到了数据与系统的整合与集成。然后,我们将其在全球子公司的用户认证系统进行集成,员工只需要登陆一点,就能通过公司其他网络系统的认证,省去了频繁登陆的烦恼。接着,专家们运用强大的技术实力成功对接了SAP数据交换系统,保证了数据的安全性与完整性。最后,也是最重要的一点,我们为格柏公司提供了完善的工作流系统,复杂的财务流程通过工作流系统的统一管控顿时井然有序,使整个公司围绕财务系统顺利、流畅、敏捷地运行。跨国企业利用工作流系统,不但能够便利地运行各种大小流程,还能严密、统一、坚定不移地执行现行的制度。许多国内企业,制度还只停留在口头与书面上,无论领导怎样三令五申,都无法真正、确实地执行。而跨国企业的制度因为有了工作流系统的支持而坚决有力。因为一切制度都已经被系统固化了,而使用协同系统进行办公也已经深入人心,成为员工的工作习惯,那么无论是谁,如果想要办成一件事情,那么他必定要钉是钉铆是铆地启动流程、发送流程、等待下一步流程……这样一步一步完成,否则就不能达成自己的目标。这样,员工的所有工作轨迹就被记录在了系统中,企业制度也就自然而然地得到了实施与固化。